Documento.- El archivo en sí, es decir todo lo que hemos escrito desde la primera letra a la última, por supuesto también se incluyen los gráficos, datos de configuración de formatos, etc.

Carácter.- Cada uno de los símbolos de texto que tiene un documento.

Párrafo.- Partes de un texto comprendidas desde el comienzo de un escrito hasta el siguiente punto y aparte.

Área o sección.- Agrupamiento del texto, que nos va a permitir tratar partes de nuestro documento independientemente.

La primera característica que desea aprender cualquier lector es indicar que tipo de letra o fuente desea, el tamaño de la misma y si quiere ponerla en negrita o cursiva.

Para ello se dispone de la pestaña Fuente, o bien como hemos indicado antes desde la propia barra de herramientas.

Pero podemos definirle más atributos a nuestra fuente, como el subrayado, tachado, color, relieves, sombras, etc. Para realizar estas acciones, ya no nos bastará con la barra de herramientas de formato si no que hemos de recurrir a la opción Carácter del menú Formato, concretamente la pestaña Efectos de fuente.

La posición del texto, la rotación y el espacio entre caracteres lo vamos a poder definir en la pestaña Posición, permitiéndonos crear textos en superíndices (x²) y subíndices (x_n), así como rotar el texto, por ejemplo 90º, propiedad bastante utilizada cuando trabajamos con tablas:

En la pestaña Hiperenlace, podemos definir un vínculo o enlace hacia otro documento, una página Web (indicando una dirección o URL) o hacia algún sitio de nuestro propio documento.

La última pestaña que se nos ofrece en carácter es la de Fondo. En este caso podremos definir el color del fondo de donde está ubicado el texto:

Vamos a proceder a realizar un ejemplo simple sobre el formato de caracteres.

1.- Una vez iniciado Writer, escribe el ejemplo tal como te mostramos en la ilustración, sin tener en cuenta ningún tipo de formato.

2.-Ahora selecciona la primera línea del texto, “Ejercicio sobre formato de caracteres”, esta operación la puedes realizar mediante un clic sostenido con el ratón.

3.-Sigue la secuencia Formato, Carácter…

4.-Selecciona la pestaña Fuente.

5.- Elige en la sección estilo, Negrita y como tamaño 20, tal como te mostramos en la ilustración. Haz clic en Aceptar.

6.-Ya tienes el formato aplicado a la primera línea, para continuar con las siguientes puedes utilizar, como te mostramos en la siguiente ilustración, la selección no contigua, manteniendo pulsada la tecla Control mientras seleccionas con el ratón.

Las opciones respecto al formato de la página son variadas, como observas en la figura, están organizadas por pestañas.

La primera pestaña, Administrar, nos ofrece la posibilidad de establecer el estilo para la página.

En la siguiente pestaña, Página, permite definir las opciones del papel, los márgenes y la configuración del diseño para la página.

Así para el formato del papel podremos definir el alto, ancho y la orientación del mismo (vertical o horizontal).

Respecto a los Márgenes indicaremos en centímetros cuánto vale cada uno.

En la Configuración del diseño de la página hemos de indicar si el formato se lo vamos a aplicar a todas las páginas, opción Derecha e izquierda, a las pares o a las impares, opciones Sólo izquierda y Sólo derecha respectivamente; si utilizamos la opción Reflejado, los márgenes izquierdo y derecho se convierten en los márgenes interior y exterior, ideal para libros.

En la siguiente pestaña podemos definir el color de Fondo para las páginas, aplicándose a todo el documento.

Realicemos un ejemplo con algunas de las opciones que hemos examinado:

1.- Partiendo de un documento en blanco vamos a crear un cartel.

2.- Selecciona el menú Formato, opción Página.

3.-Define los márgenes del cartel, nosotros hemos optado por un Ancho de 40cm y una Altura de 8cm.

4.- Marca también la Orientación Vertical.

5.- Haz clic en Aceptar.

6.- Ahora, vamos con la fuente, sigue la secuencia, Formato, Carácter…

7.-Selecciona la Fuente Verdana, Estilo Negrita y Tamaño 60.

8.- Haz clic en la pestaña Efectos de Fuente.

9.- Marca como color de fuente Azul claro.

10.-Selecciona los efectos Contorno y Sombra.

11.- Ahora, selecciona la pestaña Posición.

12.- En la sección espacios, marca Expandido de 12pt.

13.-Haz clic en Aceptar.

13.- Introduce el texto que desees, “¡Aprende en Libre!”

14.- Para finalizar, vamos a definir el color de fondo de la página. Dirígete al menú Formato, opción Página, pestaña Fondo.

15.-Selecciona el color que desees, haz clic en Aceptar y ¡ya hemos concluido!

También podemos definir el encabezado de la página, para lo cual marcaremos Activar encabezamiento de la pestaña Encabezamiento.

Una vez activo podremos definir con exactitud la localización de éste con los parámetros de margen izquierdo, margen derecho, espacio y altura.

Si pulsamos sobre el botón Opciones… podremos definir tanto el borde del encabezado como el color de fondo.

Similar a la anterior, la pestaña Pie de página nos permite crear éste, así como la localización exacta del mismo disponiendo de los mismos parámetros que en el encabezado, es decir, margen izquierdo, margen derecho, espacio y altura.

Si pulsamos sobre el botón Opciones… podremos definir también el borde del pie de página (disposición, estilo y color de las líneas) y el color de fondo.

La pestaña Borde nos permite definir un borde o marco sobre la página, para lo cual nos ofrece la posibilidad de indicarle los bordes que deseamos, el estilo y color de las líneas, así como la distancia del borde al texto.

Si marcamos la opción Sincronizar, actualizará todos los bordes cuando marquemos una distancia nueva. Para concluir podremos seleccionar la sombra de los bordes así como su color.

Podemos definir en cuantas columnas distribuiremos el texto en nuestras páginas, para ello seleccionaremos la pestaña Columnas.

Es importante indicar, si utilizamos más de una columna, la separación entre ambas, en el ejemplo 0,40 centímetros; además podremos definir líneas de separación entre las columnas, ideal para publicaciones tipo periódico.

Realicemos otro ejemplo:

1.-Partiendo de un documento escrito vamos a formatearlo en dos columnas.

2.- Sigue la secuencia menú Formato, opción Página.

3.- En la pestaña Columnas, selecciona dos con un espacio de 0.50cm y una Línea de separación de 1pt.

3.-Ahora haz clic en la pestaña Borde, observa la ilustración de la derecha.

4.- Selecciona los cuatro bordes y el estilo de línea que desees insertar.

5.- Haz clic en Aceptar. En la siguiente ilustración puedes observar el resultado obtenido.

La última pestaña que nos ofrece la configuración de página es la de Nota al pie, en donde definiremos como se insertarán éstas en nuestras páginas así como las líneas de separación.

En la pestaña Sangrías y espacios, podremos definir nuestras sangrías y proporcionarle la distancia que deseemos respecto al margen.

Si introducimos un número negativo, el texto empezará dentro del margen.

Además se nos ofrece la posibilidad de definir el espaciado y el interlineado, distancia entre líneas, del párrafo.

La pestaña Alineación nos va a permitir definir el posicionamiento de las líneas del párrafo respecto a los márgenes de la página, así disponemos de las siguientes opciones:

• Izquierda, respecto al margen izquierdo.

• Derecha, respecto al margen derecho.

• Centrado, centra el contenido del párrafo a la página.

• Justificado, respecto a ambos márgenes.

Además se nos ofrece la posibilidad de definir otra alineación distinta para la última línea del párrafo.

Una línea viuda es la última línea de un párrafo que queda impresa sola al principio de una página.

Las páginas huérfanas y viudas suelen quedar mal estéticamente y se deben evitar, el ajuste de éstas a dos o más líneas, se presenta como una buena solución.

En la pestaña de Flujo del texto podemos definir las opciones de paginación y separación silábica; indicando la opción Automático, nos insertará guiones en las palabras que se necesiten. Normalmente la opción por defecto, OpenOffice mueve las palabras que no encajen a la siguiente, bastará para la mayoría de las ocasiones.

En la sección Saltos se nos ofrece la posibilidad de insertar y definir un salto de página o de columna, opción que encontraremos también en el menú Insertar opción Salto manual.

Además se nos ofrece una serie de opciones, como control de huérfanas y viudas.

Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que queda impresa sola al final de una página.

La siguiente pestaña Numeración ofrece la posibilidad de insertar una numeración para nuestro párrafo, opción que también podremos efectuar desde el menú Formato opción Numeración y viñetas, donde se presenta más completa esta funcionalidad.

La pestaña Tabuladores, como su nombre indica, nos va a permitir definir las opciones de los mismos: posición en centímetros, tipo y carácter de relleno. Esta operación se puede efectuar también desde las reglas de nuestro documento, para ello pulsaremos sobre el icono de la esquina superior izquierda, donde se unen ambas reglas y que cambia al hacer clic sobre él, como se muestra en la figura:

La última pestaña, Iníciales, ofrece la posibilidad de definir letras capitales en nuestros párrafos, para lo cual marcaremos la opción Mostrar iníciales y una vez seleccionada podremos definir las características de éstas como cuantas líneas ocuparán y cuál será el espacio de ésta respecto al texto.

La ventana que aparece es la mostrada en la figura. Como observaras, la única pestaña que no conocemos es la de la propia Área, en ella podemos definirle un nombre, por defecto, área 1, indicar si está vinculada a algún archivo o parte de este, protegerla ante posibles modificaciones, ocultarla y establecer nuestra área de sólo lectura.

El hecho de trabajar con áreas nos facilita la edición de documentos y podremos darle a los mismos un aspecto más profesional.

El menú insertar permite incluir diversos elementos en nuestros documentos, veamos algunos:

• Insertar símbolos: menú Insertar opción Símbolos.

• Insertar caracteres especiales, menú Insertar opción Marca de formato.

• Insertar fechas y otros elementos de uso común (Autor, Número de página, Hora, etc.), menú Insertar opción Campos.

Por ejemplo, para insertar un símbolo donde éste ubicado el punto de inserción, selecciona Insertar, Símbolos.

Ahora, sólo tienes que buscar el símbolo deseado y pulsar Aceptar.

Observa los distintos elementos de que dispones en la opción Insertar, Campos.

Por último, dispones de los caracteres especiales con Insertar, Marca de Formato, los cuales te mostramos en la siguiente ilustración.

Veamos cómo crear el típico encabezado de página que informa en que página nos encontramos:

1.-En un documento en blanco sigue la secuencia, menú Formato, opción Página.

2.-Selecciona la pestaña Encabezamiento y marca la casilla Activar encabezamiento.

3.-Haz clic en Aceptar.

4.-Selecciona el menú Formato, pero esta vez, la opción Párrafo.

5.- Dirígete a la pestaña Alineación.

6.- Marca la opción Centrado.

7.-Haz clic en Aceptar.

8.- Insertemos una línea horizontal, menú Insertar, opción Regla horizontal. También podrías crear el borde haciendo clic en el botón Opciones… de la pantalla anterior.

9.- Selecciona el tipo de línea que desees, en nuestro ejemplo, Sencilla y haz clic en Aceptar.

10.- Vamos a insertar los campos, primero el número actual de página. Insertar, Campos, Número de página.

12.- Escribe con el teclado “ de ”.

13.- Por último insertamos el número total de páginas, Insertar, Campos, Contar páginas.

Aquí puedes observar el resultado obtenido.

• Salto de página. Posicionamos el punto de inserción en una nueva hoja, podemos además especificar el estilo de la misma.

Además de insertar, campos, símbolos y caracteres especiales, con la opción Salto manual… del menú Insertar podemos:

• Insertar un salto de línea, pasando a una nueva línea dentro del mismo párrafo. Esta operación con el teclado es Mayúsculas + Intro.

• Insertar un salto de columna, en documentos formados por varias columnas, movemos el puto de inserción a la siguiente columna.

Cuando estamos trabajando en entornos corporativos, a veces es necesario proteger nuestros documentos para impedir los accesos no autorizados así como modificaciones y supresiones.

Writer nos proporciona seguridad basada en contraseña a en dos niveles, a nivel de documento y a nivel de sección o área, veamos cada una de ellas.

1.- Si deseas proteger un documento asignándole una contraseña, sigue la secuencia Archivo, Guardar como…

2.- Activa la casilla Guardar con contraseña tal como se muestra en la figura.

3.-Introduce la contraseña, ésta tiene que tener una longitud mínima de cinco caracteres y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Recuerda que una contraseña para ser efectiva debe ser realmente secreta y difícil de adivinar (mala elecciones son tu mascota, apodo, fecha de nacimiento, etc.), no ser muy corta, contener mayúsculas y minúsculas, letras y números.

4.- Haz clic en Aceptar.

Al igual que con el documento, podemos proteger secciones ó áreas del mismo e incluso ocultarlas. El procedimiento es el mismo pero la contraseña la hemos de introducir cuando creemos la sección Insertar, Área, apartado protección contra modificaciones o bien mediante Formato, Secciones… cuando ya esta creada.

Cuando elegimos la opción exportar, podemos transformar nuestro documento a los siguientes formatos, como indica la ilustración:

• BibText, formato específico que separa la información de la representación.

• LaTeX, igual que el anterior, pero específica para el procesador de textos Latex. Este lenguaje es muy complejo a la par que potente, muy usado en artículos científicos, tesis doctorales, etc. por la calidad que aporta.

• XHTML, eXtensible Hypertext Markup Language (lenguaje extensible de marcado de hipertexto), pensado para sustituir a HTML como estándar para las páginas Web.

• PDF, Portable Document Format, el formato más extendido en Internet para el intercambio de documentos.

• MediaWiki, a partir de la versión 2.3 de la suite podemos exportar nuestros documentos en formato Wiki para ser publicados en páginas Wikipedia o similares.

Las opciones de exportación a formato PDF se dividen en cuatro categorías: General, Vista inicial, Interfaz de usuario y Seguridad.

La pestaña General nos ofrece la posibilidad de elegir:

• El intervalo del documento a exportar: todo el documento, algunas páginas o la selección que tengamos activa.

• Calidad de las imágenes exportadas: sin pérdida, con pérdida en calidad JPEG o incluso reducir el número de píxeles o resolución de la imagen.

• Material complementario a exportar: etiquetas, notas, efectos de transición (este último sólo para Impress).

En la pestaña Vista inicial, definimos como lo verán los destinatarios cuando abran el documento en PDF se presentan las siguientes opciones:

• Paneles: cuantos paneles se abrirán, por defecto solo el de la página; también podemos seleccionar el panel de marcadores y el de miniaturas.

• Ampliación: como será el tamaño del documento, permitiendo ajustarlo a la ventana, al ancho, etc.

• Diseño de página: para configurar como visualizarán las páginas los destinatarios, así ofrece la posibilidad de que el documento se muestre página a página, con páginas continuas o como si fuera un libro abierto.

La pestaña Interfaz del usuario se divide en dos secciones:

• Opciones de la ventana, es decir cómo será la ventana con la que el usuario visualizará el documento.

• Opciones de la interfaz del usuario o funcionalidad de dicha ventana.

Así podremos elegir por ejemplo, que cuando se abra nuestro documento se muestre en pantalla completa (Cambiar tamaño de ventana a página inicial) y ocultemos las barras de menús y de herramientas para facilitar la lectura (Ocultar barras de menús, Ocultar barra de herramientas).

Por último la pestaña Seguridad, nos permite configurar la accesibilidad que va a tener nuestro documento de cara a los posibles lectores.

Podemos definirle una contraseña a nuestro documento, para que solo lo visualice quien la conozca. Además podremos asignarle distintos tipos de permisos, como por ejemplo que no se permitan modificaciones en nuestro documento, asegurándonos que nadie lo puede manipular.

Si deseas controlar al detalle los parámetros del encabezado o píe de página la opción a elegir es Página del menú Formato, las pestañas Encabezamiento y Pie de página.

Ambas pestañas son similares, en ellas puedes controlar los márgenes y el espacio respecto a la hoja. La casilla Contenido a la izquierda/derecha igual indica que se repetirá el píe de pagina o el encabezamiento en todas las páginas del documento, pares e impares.

Además mediante el botón Opciones… podemos definir los bordes, incluso con la opción de añadir sombras y cambiar el color de fondo de nuestro píe o encabezado de página. En la siguiente ilustración te mostramos el detalle.

Veamos un ejemplo:

1.- Sigue la secuencia Formato, Página.

2.- Selecciona la pestaña Encabezamiento.

Para insertar una nota a pie haz clic en el menú Insertar opción Nota al pie…

1. La vista preliminar, opción Vista preliminar del menú Archivo o directamente desde el botón Vista preliminar de la barra de herramientas estándar, nos permite saber cómo va a quedar nuestro documento impreso.

Es importante previsualizar, que es lo que vamos a imprimir con la vista preliminar, ya que en ocasiones puede diferir el texto que estamos viendo, con lo que luego saquemos en papel, sobre todo en los márgenes.

Cuando pulsamos sobre la vista preliminar Writer nos ofrece una amplia variedad de opciones, recogidas en la barra de herramientas de vista preliminar.

2. Configuración de la impresora, opción Configurar impresora del menú Archivo, nos va a permitir seleccionar la impresora a utilizar. Además haciendo clic en Propiedades podemos modificar las propiedades (Calidad de impresión, Tipo de papel, Orientación, Color / Escala de grises, etc.) de nuestra impresora.

3. Imprimir, opción Imprimir del menú Archivo o directamente desde la barra de herramientas estándar, donde seleccionaremos, la impresora, que vamos a utilizar, el número de copias que deseamos y el intervalo de impresión: todo, un rango de páginas o una selección.